Partie I : Conditions particulières d’intervention
Article 1 : Objet de la convention
Article 2 : Début de la convention
Article 3 : Méthode de calcul et montant des honoraires
Article 4 : Intégralité de l'accord
Article 5 : Confirmation et accord
Ces articles sont déterminés individuellement dans la lettre de mission établie avec le client.
Cette lettre de mission est écrite ou préalablement à la rédaction, découle de la tenue comptable et fiscale du dossier telle qu’existante et acceptée par le client en référence aux conditions générales présentes sur les factures émises et acceptées par le paiement des honoraires réclamés.
Partie II : Conditions générales d’intervention
Article 6 : Objet de la convention
6.1 Convention entre le client et le professionnel
Le client déclare par la présente confier au professionnel qui accepte la mission telle que décrite dans les conditions particulières d’intervention reprises à la partie 1, lesquelles s’entendent à l’exclusion de toute immixtion du professionnel dans la gestion du client, seul responsable de ses choix stratégiques et des résultats qui en découleront.
La présente description du cadre de la mission confiée par le client au professionnel n’exclut pas l’ajout d’éventuelles missions complémentaires ultérieures, ponctuelles ou récurrentes au descriptif prévu à la partie 1 ci-avant en relation ou non avec celle-ci pour peu que le client en fasse expressément la demande au professionnel par un document probant et pour autant que le professionnel ait accepté cette/ces missions . C’est la date de l’acceptation du professionnel qui fera courir sa responsabilité concernant cette/ces nouvelles missions. Les missions que le professionnel exécute pour le client, en dehors du cadre de la mission décrite à l’article 1.2 sont portés en compte au client soit sur la base des tarifs horaires applicables au moment où les missions en question sont exécutées préalablement communiqués au client soit sur base du tarif préalablement convenu avec le client. Ces prestations feront l'objet d'une facturation complémentaire.
6.2 Cadre d’intervention – domaines de compétences
Selon le souhait émis par le client et formalisé dans les conditions particulières d’intervention, nos prestations ont trait aux domaines de compétences suivantes :
A. Sous l’angle de l’organisation comptable
· la tenue de la comptabilité
· Avis en matière d’organisation comptable et administrative des entreprises
· Avis et assistance en matière de choix de logiciel de traitement, de digitalisation et de dématérialisation du process comptable
· Détermination et rationalisation du plan comptable
· Définition des plans analytiques et budgétaires en complément de la comptabilité
· Établissement d’états comptables
· Clôture de la comptabilité
· Diverses opérations de clôture de l’exercice comptable
B. Sous l’angle fiscal
· L'accomplissement des formalités administratives relatives aux obligations fiscales
· Rédaction et/ou dépôt de déclarations T.V.A. : mensuelles/trimestrielles
· Rédaction et/ou dépôt des déclarations d'impôts : IPP /ISOC
· assurer la défense des intérêts du client auprès des administrations fiscales;
· Avis et assistance à la demande de décision anticipée
· Représentation des contribuables (missions nécessitant un mandat écrit)
C. Sous l’angle de la fourniture de conseils/d’assistance
· Conseils relatifs à la constitution d’une société
· Aide à la rédaction d’un plan financier
· Informations relatives à l’application de la législation relative aux baux commerciaux
· Aide à l’obtention de subsides
· Conseils en termes d’analyse financière de l’entreprise : ex : tableaux de bord, élaboration de situations intermédiaires …
·
Analyse financière de l’entreprise, calcul du seuil de
rentabilité et du besoin en cash-flow
D. Sous l’angle du droit des sociétés
· la rédaction des comptes annuels
· la préparation de l'assemblée générale annuelle en vue de l’approbation des comptes annuels.
· Dépôt des comptes annuels approuvés à la Banque Nationale de Belgique
· Assistance relative au respect du droit des sociétés
· Avis en matière de constitution d’une société
· Assistance concernant les obligations découlant du droit des sociétés
Tout avis informel ou réponse donnée par le professionnel à la demande du client et sortant de ces domaines de compétences est réputé donné à titre purement informatif et ne saurait donc donner lieu à une quelconque responsabilité de la part du professionnel.
6.3 Transfert éventuel de la convention
En cas de transfert de la présente convention à une autre entité juridique agréée par l’ITAA, dont le professionnel est mandataire ou préposé, ledit professionnel informera le client par écrit, au plus tard dans les trois mois du transfert, des coordonnées complètes de la nouvelle entité juridique en ce compris son numéro d’agréation ITAA.
Le client et le professionnel reconnaissent et acceptent que la convention soit purement et simplement continuée telle qu’initialement conclue entre les parties.
Article 7 : Obligations des parties
7.1 Obligations du client
Eu égard à la mission confiée au professionnel, le client s'engage scrupuleusement à collaborer et à fournir précisément et à temps toutes les informations nécessaires dans la forme et de la manière suivantes :
· Lorsque l’encodage est réalisé par nos préposés, les documents doivent nous être transmis pour le 5 du mois qui suit la période mensuelle ou trimestrielle relative à la clôture des opérations tva ;
· Les documents relatifs aux clôtures annuelles comptables doivent nous être transmis au plus tard à la fin du deuxième mois qui suit le mois de clôture ;
· Tout document de l’administration nécessitant une action en réponse doit nous être transmis sans délai, et en tout cas deux semaines avant l’échéance donnée par l’administration pour réagir au courrier ;
· Plus généralement, lorsque le client souhaite l’intervention du professionnel pour toute formalité autre (statistiques, enquêtes, formulaires d’organismes sociaux, etc.) en rapport avec ses domaines de compétences, il devra rester un délai de minimum cinq jours ouvrables entre la remise du document et le délai de réponse à l’organisme tiers ;
· Les réponses aux demandes de renseignements et d’éclaircissement relatives au dossier, adressées par le professionnel au client feront l’objet d’une réponse dans un délai de trente jours calendrier, faute de quoi l’établissement de la situation comptable restera en attente des renseignements demandés ;
Le client doit évidemment communiquer sans délai tout changement de ses coordonnées au professionnel.
En outre, le client s’engage à informer le professionnel de tout défaut de paiement, dès la première échéance de retard, à l’égard de toute administration, fiscale, sociale ou de tout autre créancier quel qu’il soit .
Faute de ce faire, le professionnel sera dégagé de toute responsabilité pour le non-respect des délais impartis par les lois, règlements et accords pour l'exécution des formalités fiscales, sociales ou autres obligations qui lui incomberaient sous le couvert de sa mission.
Le seul non-respect des délais impartis suffit pour décharger le professionnel de ses obligations sans autre formalité.
7.2 Obligations du professionnel
Le professionnel accomplit en toute indépendance, avec dignité, probité ainsi que de manière consciencieuse, loyale et discrète, les missions qui lui sont confiées.
Le
professionnel n'est pas obligé de contrôler l'exactitude et l'exhaustivité des
montants qui lui sont transmis par le client ou un de ses préposés, ni de
vérifier la fiabilité des actes, contrats, inventaires, factures et pièces
probantes de toute nature qui lui sont confiées ou présentées par le client
comme étant des pièces irréfutables ou des pièces devant servir comme telles.
Le seul fait de la remise des pièces comptables par le client au professionnel
implique que le client en reconnaît le caractère professionnel.
Excepté en ce qui concerne les délais légaux, sous réserve de l’article 2 dans le chef du client, l’obligation prise par le professionnel à l’égard de son client est une obligation de moyens.
Article 8 : Responsabilité
Le professionnel est responsable de l'application des règlements et usages légaux et administratifs en vigueur au moment de l'exécution de la mission, à la condition expresse du respect par le client des délais fixés à l’article 2.
La responsabilité du professionnel est limitée aux montants et couvertures repris dans le modèle de la police responsabilité civile professionnelle tel qu’approuvé par le Conseil National de L’I.T.A.A. Il est également demandé tant au professionnel qu’au client de s’adresser mutuellement, et autant que possible par écrit, leurs objections, remarques, recommandations et conseils.
Le professionnel ne peut être tenu responsable des fautes et erreurs professionnelles qui auraient été commises par quiconque avant son intervention.
Le prestataire s’inspirera toujours du respect des dispositions légales, dans la sauvegarde des intérêts du client.
Le
professionnel ne saurait être tenu responsable quant à l’exactitude des
situations fiscales et quant au fait que les comptes du client soient
valablement justifiés par des documents prévus par la loi si ces documents ne
lui ont pas été communiqués.
Le professionnel vérifie au maximum la qualité et l’actualité des informations
et documents qu’il transmet au client, lesquels ne sauraient toutefois
aucunement engager sa responsabilité. Le mandat éventuel donné au professionnel
n’implique pas que celui-ci puisse être tenu responsable, tant civilement que
pénalement, de fraude, d’éviction ou d’évasions économiques, juridiques,
sociales ou fiscales. Un audit fiscal ne comporte jamais la vérification
systématique de tous les documents ni le collationnement avec les pièces
justificatives. Le professionnel ne peut donc jamais de ce fait garantir
l’exactitude de la situation du client.
La responsabilité professionnelle du prestataire est couverte dans le cadre d’une police collective pour un montant de maximum 1.250.000 (un million deux cent cinquante mille) EUR. Les parties conviennent de limiter à cette somme maximale le montant éventuel de leurs prétentions en responsabilité, dommages, intérêts et frais.
Article 9 : Secret professionnel et blanchiment
Le professionnel ainsi que ses mandataires ou employés s'engagent dans le cadre des missions qui leur sont confiées à respecter le secret professionnel.
Le client reconnaît être au courant que le professionnel est soumis à la législation relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et s’engage à lui délivrer sans délai toute information et/ou document requis dans le cadre de ladite législation.
Le professionnel s’engage à conserver, de manière strictement confidentielle, toutes les informations qu’il ou ses préposés recevront à l’occasion de ses prestations. Le professionnel est soumis au secret professionnel dans la limite des règles déontologiques qui lui sont imparties par les lois et règlements applicables à sa profession. Le client est conscient et accepte que le prestataire puisse, durant sa mission, accepter d’autres missions auprès de concurrents directs du client ou auprès de ses fournisseurs ou clients sans que cette situation ne constitue un motif de résiliation immédiate du présent contrat.
Article 10 : Utilisation de la télécopie et des messages électroniques
Les
parties conviennent que, lors de l’usage de la télécopie et des messages
électroniques dans leur relation, seul le document tel qu’il a été reçu par le
destinataire pourra servir de moyen de preuve le cas échéant. Les parties se
reconnaissent valablement engagées par la reproduction de leur signature sur
une télécopie et l’expéditeur de la télécopie supportera seul les conséquences
dommageables de fraudes ou d’erreurs affectant des télécopies transmises et
portant les données d’identification du télécopieur de l’expéditeur, sauf à
l’expéditeur à prouver une faute lourde ou intentionnelle émanent du
destinataire ou de ses préposés. Dans la mesure où il est fait usage d’un
réseau de communication public pour la transmission des télécopies, le
prestataire ne peut être tenu au respect d’une obligation de discrétion ou de
secret.
De même, toute communication transmise par courrier électronique, messagerie
instantanée, application ou portail web aura la même valeur qu’un courrier
postal.
Article 11 : Contrat à distance
Lorsque les parties concluent un contrat par une ou plusieurs techniques de communication à distance, le client peut, sans pénalité et sans indication du motif, renoncer au contrat, au moyen d’une lettre recommandée expédiée via la poste, pendant le délai de sept jours ouvrables à compter de la date de conclusion du contrat, sauf si les délais propres à la demande rendent nécessaire l’exécution de cette mission dans un délai inférieur à sept jours.
Article 12 : Fin de la convention
12.1 Mode de résiliation de la convention
Le professionnel et le client pourront résilier la présente convention et/ou les procurations attenant à la lettre de mission à chaque fin d’exercice comptable et fiscal, moyennant l’envoi d’un courrier recommandé circonstancié et tenant compte des modalités prévues ci-après.
12.2 Fin de la convention moyennant préavis
Dans le cadre de la résiliation
de la convention, le client et le professionnel s’engagent à respecter un délai
de préavis de six mois, calculé à compter du 1er jour du mois qui suit la date
d’envoi de la lettre recommandée de résiliation.
Durant le délai de préavis, les droits et les obligations des parties resteront
pleinement d’application.
12.3 Fin de la convention sans préavis
La convention peut être résiliée sans préavis dans les cas suivants :
A. l’accord écrit entre le client et le professionnel de mettre un terme à la convention sans préavis ou avec un préavis réduit.
B. des circonstances justifiant, de la part du client et/ou du professionnel, l’arrêt de la relation contractuelle :
I. lorsque la poursuite de la convention mettrait le professionnel en contrariété avec le respect de ses normes, légales, déontologiques et professionnelles ;
II. lorsque le non-respect de ses obligations par le client et/ ou par le professionnel, telles que décrites dans la présente lettre de mission mettrait en péril l’équilibre de la convention et le respect de ses obligations contractuelles par le professionnel ou par le client.
12.4 Non-respect du délai de préavis
En cas d’arrêt anticipé de la convention par le client ou le professionnel, sans respect du délai de préavis prévu et sans que ce départ ne soit justifié par un des cas prévus au 12.3, la partie en défaut doit payer à l’autre partie une indemnité équivalente aux honoraires dus pour la période équivalente à la durée du préavis, indemnité calculée sur la base des honoraires annuels promérités pour l’année civile écoulée.
Article 13 : Honoraires
13.1 Généralités
Le professionnel rédigera tous les mois et au minimum tous les trimestres une note d'honoraires pour les missions définies avec le client et il la facturera avec application de la T.V.A.
Les tarifs tels que décrits sous 13.3 sont indexés annuellement, le premier janvier et ce, selon l’évolution de l’indice des prix à la consommation du mois de novembre précédent, avec un minimum de 2%.
13.2 Délai et modalités de paiement
Les honoraires sont à payer au comptant, et en tout cas au plus tard dans les 30 jours civils à compter du jour qui suit la date d’envoi de la facture, et ce, par virement sur le compte bancaire IBAN du professionnel repris sur la facture.
Toute contestation des honoraires et/ou des frais réclamés doit être adressée par écrit au professionnel dans un délai de 15 jours civils à compter du jour qui suit la date d'envoi de la facture.
Après l’expiration de ce délai, la créance non contestée est considérée comme définitive et son montant incontestablement dû.
A compter du jour qui suit l’échéance du délai de paiement de 30 jours civils, toutes les sommes incontestées et non payées portent de plein droit et sans mise en demeure préalable un intérêt au taux annuel de 8%, ou au taux des intérêts de retard en matière commerciale lorsque qu’il est inférieur. Les intérêts sont calculés par mois.
En outre, une indemnité forfaitaire de 40 euros couvrant le contentieux sera appliquée de plein droit et sans mise en demeure. De même, ladite indemnité forfaitaire pourra être augmentée le cas échéant, de plein droit et sans mise en demeure, d’une indemnisation pour les autres frais de recouvrement encourus, en ce compris l’indemnité de procédure conformément aux dispositions du Code judiciaire.
En cas de non-paiement des
montants dus, le professionnel se réserve le droit de suspendre ses prestations
dans les quinze jours après en avoir informé le client par écrit contre
signature d’un accusé de réception ou par l’envoi d’une lettre recommandée
d'avertissement et ceci jusqu'au paiement intégral de la dette.
En cas de suspension de l’exécution des obligations, si des
actes juridiques urgents et nécessaires pour la sauvegarde des droits du client
doivent être effectués et pour lesquels le professionnel avait reçu mission, le
professionnel comptable aura l’obligation de le signaler au client.
13.3 Fixation des honoraires
Les honoraires sont fixés de
commun accord entre le professionnel et le client sur base d’un volume estimé
de documents à traiter, des souhaits du client en matière de conseil, de
reporting et de la complexité inhérente au secteur ou au dossier.
Le volume de travail est analysé annuellement à la clôture de l’exercice fiscal
et fait l’objet d’une évaluation entre le client et le professionnel.
Le détail des honoraires relatifs spécifiquement à la présente lettre de
mission fait l’objet de la partie I reprenant les conditions particulières
d’intervention.
Les honoraires sont déterminés selon trois modes de calcul selon le choix du client :
Les prestations sont définies en quatre catégories auxquelles sont attachées un taux horaire distinct
Catégorie 1 : Travaux administratifs – encodages
o Rédaction de courrier, fax, mail...
o Classement et numérotation de documents, réalisation de notes de frais
o Imputation et encodage informatique des factures d’achats, de ventes et des financiers
o Helpdesk téléphonique
o Mise à jour du dossier permanent
Catégorie
2 : Travaux de comptabilité et fiscalité indirecte
o Suivi, contrôle et validation des opérations reprises sous 1
o Clôture des écritures comptables (opérations diverses, rémunérations, corrections de comptes…)
o Suivi des tableaux d’investissement
o Opérations comptables et fiscales périodiques relatives à la TVA
o Listings tva (clients, intracom, vatrefund, etc.)
o Calcul salarial des dirigeant et relevés annuels 281
o Recherches auprès de tiers de pièces justificatives et de documents probants manquants
o Traitement
des comptes d’attente suivant réponses fournies par le client
Catégorie
3 : Rédaction d’état, suivis, contrôles et assistance
o Détermination des résultats et rédaction des comptes annuels
o Établissement des déclarations fiscales
o Organisation et structuration du plan comptable
o Mise en place et suivi de tableaux de bord de gestion
o Suivi des plans analytiques et/ou budgétaires
o Études préalables à la constitution des sociétés, élaboration du plan financier
o Consultations verbales en matières comptables ou fiscales
Catégorie
4 : Conseil, recherche et analyse
o Consultations écrites
o Représentation du contribuable aux contrôles fiscaux, sociaux et procédures contentieuses
o Conseils en comptabilité (analyse d’écriture, création et organisation de comptabilités, consolidation…)
o Conseils en fiscalité (stratégie, optimalisation, recherches juridiques…)
o Conseils en gestion (définition de systèmes analytiques, financiers, budgétaires et de contrôle interne…)
o Missions spéciales (liquidation, cession d’entreprises, redressement...)
Une note d’honoraires mensuelle détaillée est émise pour les prestations précitées. Les détails de la nature des prestations effectuées et les honoraires y correspondants.
b. Tarif forfaitaire
Lorsque le client aura deux
exercices fiscaux complets au sein du cabinet, il pourra être établi une
évaluation forfaitaire des honoraires de la mission.
Le forfait est soit global et valable par exercice, soit forfaitaire selon le
volume des document traités. Dans ce second cas, périodiquement et au moins une
fois par trimestre, un décompte des documents traités est établi et une note
d’honoraires est émise sur cette base.
En cas de rupture de la
convention sans préavis, le forfait global conventionnel initialement convenu
ou la dernière évaluation annuelle reste dû pour la période telle que définie.
c. Tarif sur la base d’acomptes (abonnement)
Le professionnel facture mensuellement un acompte déterminé aux conditions particulières d’intervention. Annuellement, un décompte est fait avec reprise du détail des prestations de l’exercice fiscal.
En cas d’augmentation significative du volume de travail eu égard à l’année comptable antérieure, les deux parties adapteront de commun accord les honoraires convenus de manière raisonnable, tenant compte de l’accroissement du volume de travail.
d. Mission spécifique
Lorsque le professionnel intervient à la demande d’une personne cliente ou non du cabinet dans le cadre d’une mission spécifique (assistance à un contrôle fiscal ou clôture d’un exercice fiscal sur une période extérieure au périmètre de notre mission, audit, etc.), le professionnel sera en droit de facturer un acompte déterminé aux conditions particulières d’intervention.
e. Frais
Les frais repris ci-après devront être préalablement payés par le client :
- les frais de dépôt des comptes annuels à la BNB
- les frais légaux pour l'inscription/la modification auprès de la B.C.E.,
- tous droits d'enregistrement
Le professionnel ne pourra en aucun cas avancer ces frais.
Faute de paiement par le client, le professionnel sera dégagé de toute responsabilité pour non-respect des délais impartis par les lois, règlements et accords pour l'exécution des formalités fiscales, sociales ou autres obligations qui lui incomberaient sous le couvert de sa mission.
Article 14 : Mode de règlement des contestations
14.1 Opportunité d’une conciliation
a. Le client et le professionnel doivent toujours s’adresser préalablement leurs griefs par écrit en vue de tenter de trouver une solution amiable entre elles.
b. Le client et le professionnel peuvent, de commun accord ou à la demande de l’une d’elles, soumettre leur contestation à l’Institut professionnel « Institute for Tax Advisors & Accountants » (ITAA), Renaissance Building, Boulevard Emile Jacqmain 135/2 à 1000 Bruxelles, en vue d’une tentative de conciliation
14.2 Contestation d’honoraires- Procédure d’arbitrage de l’ITAA
En cas de contestation d’honoraires et/ou de frais réclamés par le professionnel au client et sans préjudice d’une possible tentative de conciliation préalable tel qu’évoqué à l’article 14.1, les parties décident de privilégier la procédure d’arbitrage de la chambre exécutive compétente de l’ITAA à qui la demande sera adressée par l’une ou les deux parties.
Par la signature de la présente lettre de mission, le client et le professionnel reconnaissent être informés que cette procédure d’arbitrage est sans frais et sans recours (art 45/1 §7- 4.-loi du 22/04/1999 relative aux professions comptables et fiscales modifiée par la loi du 25/02/2013 ( MB 19/03/2013) et qu’elle ne pourra être diligentée que moyennant confirmation écrite de leur accord adressée à la chambre exécutive de l’ITAA dans le délai de 15 jours calendrier à compter de la date du courrier que la chambre exécutive leur adressera à cet effet.
A défaut d’accord conjoint préalable du client et du professionnel, la procédure d’arbitrage ne pourra être diligentée et le différend sera soumis à la compétence exclusive des Tribunaux du Hainaut – Division Charleroi.
14.3 Autres types de contestations (autres qu’au point 8.2)
Outre la possibilité d’une conciliation (cf.14.1. b.), le client et le professionnel tenteront de résoudre tout litige autre que ceux décrits au point 14.2 par la voie de la médiation.
Une proposition de choix d’un médiateur agréé, inscrit au tableau tenu par la Commission fédérale de Médiation (liste sur http://www.mediation-justice.be) sera adressée par écrit par la partie la plus diligente à l’autre partie.
A défaut d’accord sur le choix d’un médiateur dans les 45 jours civils à compter de la naissance du litige (cf.14.1. a.), le différend sera de la compétence des Tribunaux du Hainaut – Division Charleroi.
Article 15 : Accord de traitement des données à caractère personnel (Législation RGPD)
Le client marque son accord sur l’utilisation et le stockage des données à caractère personnel (toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable) le concernant ou concernant les personnes avec lesquelles il est engagé dans un lien juridique contractuel de nature civile, sociale ou commerciale et dont l’usage et nécessaire au professionnel pour la bonne exécution de sa mission.
Le professionnel est réputé être le responsable du traitement, conformément au Règlement GDPR du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
Conformément aux dispositions de l’article 9 de la présente convention, les données recueillies sont couvertes par l’obligation de secret professionnel dont le professionnel est légalement titulaire.
Le client personne physique peut faire valoir son droit d'accès aux informations détenues par le professionnel le concernant. En cas de demande, une copie de toutes les informations en possession du professionnel à son sujet lui sera envoyée dans un délai de 30 jours.
Article 16 : Signature emportant l’accord du client et du professionnel
En cas de transmission et signature électronique de cette convention, l’apposition d’une seule signature vaut accord sur l’ensemble de la convention.
Le nombre de pages est mentionné en pied de page, y compris les annexes, qui forment ensemble et de manière indissociable l’intégralité du contrat.